Para uma instituição educacional funcionar como esperado é preciso que ela seja vista além do seu objetivo principal - o de prover conhecimento e instrução pedagógica. O gestor educacional deve preocupar-se, também, em gerir os setores administrativos, de comunicação e de pessoas. Para esses fins, a tecnologia chega como uma forte aliada, tornando possível a criação de processos; de dashboards compostos de informações e dados para a tomada de decisões assertivas; da sinalização de possíveis cenários e riscos; entre outros. Se construídos e realizados, a probabilidade de se ter uma empresa lucrativa e com elevado grau de satisfação do usuário (pais e alunos) é enorme.
“As escolas ou universidades – sejam elas públicas ou privadas - precisam cuidar não só da grade curricular dos estudantes, mas, também, da área administrativa. E a inclusão digital é o caminho ‘mais rápido’ para garantir que os processos funcionem. Através do uso de ferramentas e soluções digitais, como o Go Flow, torna-se possível fazer a integração entre as áreas e o mapeamento da automação dos processos internos; receber alertas de demandas e acompanhamento de prazos, além de evitar retrabalhos, por exemplo”, comenta Sócrates Cordeiro, Diretor Executivo da CeosGO, empresa especialista em promover uma gestão descomplicada.
Quando não há esse acompanhamento, o descontentamento e o desconforto dos alunos e pais torna-se evidente conforme relatado por uma ex-funcionária – que pediu para não ser identificada - de uma escola particular localizada em Pernambuco. “Por alguns anos trabalhei na área administrativa, e, por várias vezes, atendi pais de alunos que nos questionaram o motivo de não terem recebido o boleto antes do vencimento ou o porquê de não termos cadastrado as notas dos alunos em tempo hábil”, relembra. O resultado desse atraso, segundo ela, ocasionou a falta de confiança na instituição de ensino e, por consequência, a queda de alunos matriculados e prejuízos financeiros.
Com a implantação de ferramentas digitais voltadas ao controle de dados e com fluxos implementados e organizados previamente, situações como essas relatadas acima são evitadas, possibilitando ao gestor educacional direcionar as atenções a pontos estratégicos como expansão de atuação da instituição educacional na cidade/município em que ela se encontra; tornar os laços entre a escola/universidade ainda mais estreitos com alunos, pais e funcionários; sustentabilidade empresarial; fazer análise de mercado e tendências; entre outros.
